Conflicten op de werkvloer oplossen voorkomt uitval en burn-out
Bijgewerkt op: 12 okt. 2021
In de periode dat ik leidinggevende was kwamen mensen makkelijk met mij in gesprek. Ik had een open deur mentaliteit, waardoor de drempel laag was om binnen te lopen wanneer er tussen de bedrijven door iets urgents te bespreken was. Zo konden zij hun hart luchten. Daarnaast liep ik regelmatig een rondje over de werkvloer om te zien wat er gebeurde en speelde op de werkvloer en zo te signaleren waarbij ze vastliepen of vol emoties zaten.
Conflict op de werkvloer en burn-out
Voor de medewerkers voelden dingen zo minder zwaar. Ze hadden het gevoel dat er geluisterd werd, dat het niet gedeeld werd, het vertrouwen dat het tussen vier muren bleef en dus in goede handen.
Waar in het begin nogal wat onderling “gedoe” was, waar afgunst en jaloezie speelde, heb ik de dynamiek binnen het team weten te veranderen. Er ontstond meer onderling begrip voor elkaar, ze gingen elkaars kwaliteiten en competenties zien en zagen in hoe ze elkaar aan konden vullen en zo juist met elkaar het beste en gewenste resultaat neer konden zetten. Iedereen is een schakel in een groter geheel.
Zo kijk je veel meer naar hoe je van elkaar kunt leren en hoe je elkaar kunt versterken. En zo kan je elkaar in een ander aspect van het werk ondersteunen en onderling bekijken hoe je werk van elkaar kan overnemen en zo de dingen doen die jou beter liggen en wat het werk (inhoudelijk) voor jou leuk maakt. Daarnaast onderstaat er meer teamgevoel, omdat je met elkaar naar een bepaald resultaat toewerkt.
Conflicten oplossen voorkomt burn-out en leidt tot winst
Opdrachtgevers waren tevreden, omdat het (eind)resultaat goed was en het team was blij, omdat er meer teamspirit was en ieders bijdrage in het (eind)resultaat duidelijk was en erkend werd.
Uitval en verzuim waren gedaald, omdat ik medewerkers aansprak op hun verantwoordelijkheid, hun gedrag, maar ook hun voorkomen. Alleenstaande ouders of collega’s die privé-issues hadden en knel liepen, hielp ik met hoe ze zaken anders konden indelen, regelen of aanpakken, maar ik gaf ook open en eerlijk de mogelijk- en onmogelijkheden aan. Als twee collega’s onderling onenigheid hadden, was ik de bemiddelaar en was er ruimte voor ieders verhaal. Minder verzuim en uitval betekent dus letterlijk meer winst.
Niet alleen het financiële aspect is prettig voor een bedrijf. De continuïteit in de werkzaamheden, een veel fijnere werksfeer en mensen die er weer zin in hebben zijn minstens zo belangrijk.
Werkplezier en open sfeer is ook belangrijk om burn-out te voorkomen
Ook lastige gesprekken ging ik niet uit de weg. Wanneer iemand een onaangename penetrante lichaamsgeur met zich meedroeg en ik klagende collega’s aan mijn bureau kreeg, sprak ik iemand hier op aan. Als iemand in de winter wekenlang binnen een zonnebril droeg en er over die collega geroddeld werd, dan ging ik in gesprek met betrokkene over de onderliggende reden en zochten we een oplossing. Als iemand collega’s van andere afdelingen aansprak en hen probeerde te bekeren en die mensen vervolgens naar mij kwamen, dan gaf ik iemand een waarschuwing.
Als een inhuurkracht op haar eerste dag direct uitgebreid naar het buitenland ging bellen en ik daar signalen over kreeg, dan zocht ik het uit, sprak de persoon aan, liet zijn/haar kant vertellen, maar als deze loog en ik kon aantonen dat dit wel het geval was, dan stuurde ik iemand zonder pardon naar huis en sprak ik het bureau aan over de kwestie.
Dit soort gesprekken waren niet altijd makkelijk en leuk, maar voor collega’s en medewerkers was het daardoor wel zichtbaar en duidelijk dat er wat gedaan werd, voelden zij zich gehoord en was duidelijk wat mijn verwachtingen waren.
Niet over iemand praten, maar met iemand praten! Precies dat wordt vaak niet gedaan, omdat de belangen binnen een team niet (voldoende) duidelijk zijn.
Hierdoor ontstond een wending in het gedrag van de teamleden en werd de onderlinge samenwerking beter. Minder onderling gedoe, omdat men zich aan de normen hield.
Als iedereen zich minder bezighoudt en frustreert over andere collegae dan is er naast de werkzaamheden ook tijd en ruimte voor een gezellige, ontspannen en dus een betere sfeer. Even koffie drinken met elkaar waarbij er niet gezeurd wordt, maar juist leuk gesproken wordt over successen en wat er goed gaat, maar ook het vertrouwen om lessen met elkaar te leren wat een volgende keer misschien beter of efficiënter aangepakt kan worden.
De medewerkers die het werk doen zijn het fundament en dus het menselijk kapitaal van een organisatie. Zonder goed personeel wat doet wat er van hem/haar verwacht wordt en waar hij/zij voor betaald wordt, is er geen bedrijf. Zo simpel is het.
Thuiswerken en op locatie - verwachtingen managen voorkomen conflict en dus burn-out
In bepaalde teams liep het niet altijd even soepel. Het verwachtingspatroon van de projectmanagers was onderling nog wel eens verschillend. Voor een ondersteuner was dit lastig wanneer ze voor meerdere projectmanagers tegelijk werkten. Door de knelpunten en verwachtingen te bespreken met de betrokken partijen, en zo het belang van het betreffende issue/knelpunt boven tafel te krijgen, werd de frustratie opgelost.
Bij sommige overleggen moesten ondersteuners aanwezig zijn, bij andere overleggen niet. De ene projectmanager wilde de ondersteuner op die manier letterlijk naast zich hebben op kantoor, terwijl een andere projectmanager er geen probleem mee had wanneer een ondersteuner een dag thuis werkte om 4 of 5 verzamelde verslagen uit te werken.
Mijn oplossing was simpel: zorg dat niemand er last van heeft wanneer je thuis werkt. En als er geen overleggen zijn moet het kunnen. Goed bereikbaar zijn en open communicatie houden lost dit probleem op.
Praktische tips om conflicten te voorkomen en hiermee burn-out en uitval
Uit de bovenstaande lijst kan ik je een aantal praktische tips geven om conflict te voorkomen en dus burn-out en uitval te managen:
Zorg voor een deskundige derde partij die belangeloos naar alle partijen luistert. Het belang is een goed functionerend bedrijf en teams of afdelingen waar geen of minder "gedoe" is.
Bespreek een uniforme werkwijze en laat eenieder of een afgevaardigde vanuit elke functie/rol meepraten. Jouw team heeft meer ideeën dan jij denkt. Zo voelt iedereen zich betrokken.
Straf je teamleden niet voor hun individuele uitdagingen of tekortkomingen. Maak het eerst bespreekbaar en vraag waar jij bij kunt helpen.
Zet alle teamleden in hun kracht en signaleer bij welke collega ze moeten zijn om hun uitdagingen op te lossen.
Voorkom een roddelcultuur door het zelf niet te doen. Spreek mensen aan op een positieve manier en spreek emoties ook uit.
Kondig aan dat dit belangrijk is voor het bedrijf. Vraag anoniem naar de ervaringen van jouw team.
Vraag anoniem naar de behoeften van jouw team.
Je kunt mijn ervaring en expertise vragen. Ik kijk graag mee wat er in de situatie van jouw team mogelijk is. Stuur een e-mail naar info@fitmetfelice.nl voor meer informatie.
Mijn ervaring met conflicten en burn-out
Zelf heb ik een burn-out meegemaakt. Eerlijk gezegd was ik veel te laat met signaleren en liet ik de spanning zelf te hoog oplopen. Voor anderen had ik hier oog voor en het goed geregeld, maar voor mijzelf trok ik te laat aan de bel.
Wat heb ik hiervan geleerd? Hoe het voor anderen is die dit ook verbergen, hun kop in het zand steken en/of alleen maar door blijven draven.
Daarom vind ik dat het dynamische aspect van teamcoaching gecombineerd met een persoonlijke aanpak het beste werkt.
Werkcultuur heeft invloed op mensen en de mensen onderling. Ieder persoon gaat er anders mee om. En op beide niveaus kun je veel doen om burn-out en/of uitval te voorkomen.